1. Nguyên nhân khiến hóa đơn điện tử bị sai thông tin
Hóa đơn điện tử bị sai thông tin là tình huống không hiếm gặp trong quá trình giao dịch và kế toán doanh nghiệp. Những lỗi sai này có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau, tiêu biểu như:
- Lỗi nhập liệu: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Nhân viên kế toán có thể nhập sai tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, số tiền hoặc mô tả hàng hóa/dịch vụ.
- Sai sót do hệ thống phần mềm: Một số phần mềm hóa đơn điện tử chưa được tối ưu có thể tự động điền sai dữ liệu hoặc không đồng bộ với dữ liệu mới nhất.
- Thông tin khách hàng thay đổi nhưng chưa được cập nhật: Khi khách hàng thay đổi địa chỉ, mã số thuế hoặc tên pháp lý mà doanh nghiệp không kịp cập nhật sẽ dẫn đến sai sót.
- Lỗi trong quy trình kiểm duyệt: Nếu doanh nghiệp thiếu quy trình kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phát hành hóa đơn, rất dễ phát sinh sai sót không đáng có.
2. Hậu quả khi hóa đơn điện tử bị sai thông tin
Một sai sót nhỏ trên hóa đơn điện tử cũng có thể kéo theo nhiều hậu quả nghiêm trọng, như:
- Không được khấu trừ thuế GTGT: Cơ quan thuế có thể từ chối chấp nhận hóa đơn sai thông tin trong hồ sơ khấu trừ thuế, làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.
- Gây rối loạn trong hạch toán kế toán: Việc sai thông tin làm ảnh hưởng đến sổ sách, báo cáo tài chính và khiến doanh nghiệp mất thời gian điều chỉnh.
- Làm mất uy tín với đối tác, khách hàng: Hóa đơn sai thông tin khiến khách hàng cảm thấy doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp và cẩn trọng.
- Phát sinh chi phí và thời gian xử lý: Doanh nghiệp phải tốn công lập biên bản điều chỉnh, xuất lại hóa đơn hoặc giải trình với cơ quan thuế.
3. Cách xử lý khi hóa đơn điện tử bị sai thông tin
Tùy vào từng tình huống cụ thể, doanh nghiệp cần xử lý hóa đơn sai thông tin theo đúng quy định pháp luật:
- Nếu hóa đơn chưa gửi cho khách hàng: Doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn mới với thông tin chính xác.
- Nếu hóa đơn đã gửi nhưng chưa kê khai thuế: Hai bên cần lập biên bản thỏa thuận về sai sót, sau đó doanh nghiệp xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Nếu hóa đơn đã được kê khai thuế: Phải tiến hành điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan thuế, đảm bảo đầy đủ hồ sơ kèm theo.
Doanh nghiệp nên lưu ý rằng mọi hình thức điều chỉnh hóa đơn đều cần tuân thủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
4. OneSME – Giải pháp hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu sai sót
OneSME là nền tảng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hiện đại, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Với nhiều tính năng nổi bật, OneSME giúp doanh nghiệp:
- Tự động kiểm tra và cảnh báo lỗi nhập liệu trước khi phát hành hóa đơn.
- Tích hợp thông tin từ hệ thống kế toán, hạn chế tối đa lỗi do nhập tay.
- Lưu trữ, truy xuất hóa đơn nhanh chóng và an toàn, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
- Hỗ trợ xử lý hóa đơn sai thông tin một cách nhanh chóng, đúng quy trình.
- Tích hợp chữ ký số và hệ thống quản lý khách hàng, giúp đồng bộ hóa thông tin khi phát hành hóa đơn.
Nhờ vào các tính năng thông minh và thân thiện với người dùng, OneSME đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để đảm bảo quy trình phát hành hóa đơn điện tử chính xác và chuyên nghiệp.
Kết luận
Hóa đơn điện tử bị sai thông tin không chỉ gây rắc rối về mặt pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính, uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, lựa chọn một nền tảng hóa đơn điện tử chất lượng như OneSME là bước đi thông minh để giảm thiểu rủi ro và tối ưu quy trình kế toán – tài chính.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử an toàn – nhanh chóng – chính xác, đừng ngần ngại liên hệ với OneSME để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí!
Website: https://onesme.vn/